Питання нижче надходять від спільноти бухгалтерського обліку у звичайному тексті — Reddit, Hacker News, список розсилки Beancount — і охоплюють, як працює практика. Щодо питань про сам сервіс Beancount.io (ціни, тарифи, підтримка, керування обліковим записом), див. FAQ про продукт.
Початок роботи
Скільки бухгалтерії мені потрібно знати перед початком?
Близько п'яти понять, а не диплом. Вам потрібні п'ять типів рахунків (активи, зобов'язання, власний капітал, доходи, витрати), ідея, що кожна транзакція переміщує вартість між принаймні двома з них, і правило, що транзакція має бути збалансованою. Beancount забезпечує решту за вас — він відмовляється завантажувати файл, транзакції якого не сходяться, тому програмне забезпечення ловить помилки, які новачок інакше зробив би мовчки.
Почніть із Вступу до Beancount, тримайте Глосарій відкритим у вкладці та додайте свої перші транзакції в Швидкому старті.
Де в Beancount дебет і кредит?
Beancount взагалі не використовує слова «дебет» і «кредит» — він використовує знакові числа, які мають у сумі дорівнювати нулю. Гроші, що залишають рахунок, є від'ємними, гроші, що надходять, — додатними, а транзакція є дійсною, коли її проводки взаємно компенсуються. Це той самий подвійний бухгалтерський облік, який роблять бухгалтери, з вилученою лексикою, що заплутує новачків.
Якщо ви користувалися традиційним бухгалтерським програмним забезпеченням, переклад такий: дебет — це додатне число, а кредит — від'ємне. Див. довідник Синтаксис мови про те, як записуються проводки, або Дебет і кредит пояснено для бухгалтерського підґрунтя простою англійською.
Чому транзакції мають сходитися до нуля?
Тому що гроші завжди звідкись надходять, і нульова сума перетворює цей факт на перевірку на помилки. Якщо ви витрачаєте 40 доларів на продукти, ці гроші залишили банківський рахунок — запис обох половин означає, що вони мають компенсуватися, і будь-яка помилка в одній із сум призведе до того, що файл не завантажиться, замість того щоб мовчки видати неправильний баланс.
Саме тому текстова бухгалтерська книга надійніша за електронну таблицю витрат: сама структура самоперевіряється. Балансове підтвердження — це пов'язаний механізм, який перевіряє вашу книгу проти реальності.
Як налаштувати вхідні залишки?
Запишіть транзакцію на вашу дату початку, яка переміщує поточний залишок кожного рахунку з
Equity:Opening-Balances, а потім додайте підтвердження balance, щоб зафіксувати його. Вам не потрібно
відтворювати свою фінансову історію — оберіть дату початку, візьміть залишки як вони є на цей
день і рухайтеся вперед.
Швидкий старт проводить через повний приклад вхідного залишку.
Наскільки детальним має бути мій план рахунків?
Почніть із загальних категорій і розділяйте лише тоді, коли детальніший поділ змінив би рішення. Приблизно двадцяти рахунків достатньо для початку; якщо ви ловите себе на думці, чи варто відокремлювати продукти від ресторанів у «Витрати:Їжа», корисний тест — чи насправді ви діяли б інакше, знаючи цей поділ.
Перейменування та розділення пізніше — це пошук і заміна в текстовому файлі, тому вартість простого початку низька. Назви рахунків вкладаються, тому ви можете почати з широкої категорії та розділити її на субрахунки пізніше, не переписуючи історію — див. Як розробити план рахунків, якщо ви хочете структуру, яку можна скопіювати.
Чому звичайний текст?
Навіщо використовувати бухгалтерію у звичайному тексті замість електронної таблиці?
Електронна таблиця не може сказати вам, коли вона помиляється. Бухгалтерія у звичайному тексті забезпечує подвійний запис,
тому кожна транзакція самоперевіряється, а файл залишається доступним для grep, diff і
скриптів стільки, скільки існують текстові файли. Ви також отримуєте справжню історію версій: git log для
вашої книги показує точно, що змінилося, коли і чому.
Практична різниця проявляється з кількома рахунками, валютами або інвестиціями, де одностороння електронна таблиця мовчки відхиляється від істини. Див. Прозорий і перевірюваний облік.
Чи не надмірна подвійна бухгалтерія для особистих фінансів?
Якщо ви лише хочете знати, скільки ви витратили на каву, — так, електронної таблиці достатньо. Подвійний запис виправдовує себе, щойно у вас є кілька рахунків, іпотека, брокерський рахунок або більше ніж одна валюта, оскільки саме в цих ситуаціях односторонній облік втрачає гроші, не кажучи вам про це.
Корисний спосіб думати про це: подвійний запис — це контрольна сума для ваших фінансів. Див. Вступ для детальнішого обґрунтування.
Чи зобов'язаний я використовувати командний рядок?
Ні. Fava — це повноцінний веб-інтерфейс над тим самим текстовим файлом — балансові звіти, звіти про прибутки та збитки, графіки та введення транзакцій — а Beancount.io запускає його для вас із вашою книгою у хмарі. Текстовий файл залишається джерелом істини, тому ви можете використовувати веб-інтерфейс щодня і звертатися до термінала лише тоді, коли захочете.
Див. Функції інтерфейсу про те, що вміє інтерфейс, або спробуйте живе демо.
Введення ваших даних
Як отримати банківські транзакції в Beancount?
Більшість людей імпортує 80–95% транзакцій, а решту вводить вручну. У порядку зростання надійності: пряме завантаження OFX/QFX із вашого банку, експорт CSV із правилами імпорту, підключення через агрегатор і — лише як крайній засіб — виписка PDF, перетворена на CSV. Банківська синхронізація Beancount.io бере на себе підключення та категоризацію за вас.
Очікуйте, що доведеться написати або налаштувати правило для кожної установи: банківські CSV-експорти, як відомо, непослідовні, а назва продавця з незаекранованою комою — реальна й поширена проблема. Див. Розумний імпорт для автоматизованого шляху.
Як уникнути імпорту однієї й тієї ж транзакції двічі?
Імпортери дедуплікують записи відносно вже наявних у вашій книзі, зіставляючи дату, суму та отримувача, і позначають будь-що неоднозначне для підтвердження, а не вгадують. Звичайний робочий процес позначає невизначені імпорти як відкладені, щоб ви переглянули їх, перш ніж вони стануть частиною постійного запису.
Інша половина відповіді — це перекази: гроші, що рухаються між двома вашими рахунками, з'являються в експортах обох банків. Запишіть це один раз як одну транзакцію з двома проводками.
Чи зобов'язаний я надавати третій стороні свій банківський логін?
Ні — і для багатьох людей це причина взагалі використовувати бухгалтерію у звичайному тексті. Ви можете самостійно експортувати OFX або CSV зі свого банку і ніколи не передавати облікові дані агрегатору. Якщо ви віддаєте перевагу автоматичній синхронізації, Beancount.io використовує схвалений банком агрегатор, а не зберігає ваш пароль від онлайн-банкінгу.
Деталі читайте на сторінці безпеки.
Як звірити мою книгу з банківською випискою?
Додайте підтвердження balance із підсумковим залишком і датою виписки. Beancount відмовиться
завантажувати файл, якщо ваша книга розходиться з банком, що перетворює звірку
з ручного порівняння на те, що програмне забезпечення перевіряє щоразу під час запуску.
Щомісячної періодичності достатньо для більшості людей. Див. Фільтрація та пошук для пошуку розбіжності.
Валюти та інвестиції
Як Beancount обробляє кілька валют?
Нативно, і це одна з його найсильніших переваг над споживчими фінансовими застосунками. Кожна
сума несе свою валюту, рахунки можуть одночасно містити кілька, а конвертації записуються
явно за допомогою @ для ціни або {} для собівартості, тому зміна обмінного курсу ніколи мовчки не
переписує вашу історію.
Нічого не конвертується за вашою спиною — ви завжди бачите і оригінальну валюту, і конвертоване значення. Див. Синтаксис мови, Точність і допуски та Багатовалютний облік для бухгалтерського боку.
Як відстежувати собівартість і приріст капіталу?
Записуйте покупки із собівартістю у фігурних дужках — 10 AAPL {150.00 USD} — і Beancount відстежує кожен
лот окремо. Коли ви продаєте, ви вказуєте, який лот зменшуєте, і приріст капіталу
випливає з арифметики автоматично, а не обчислюється вручну.
Beancount підтримує методи обліку STRICT, FIFO, LIFO та NONE. Облік за середньою собівартістю розпізнається, але не повністю реалізований — якщо ваша податкова юрисдикція вимагає середню собівартість, плануйте відстежувати її за допомогою плагіна або явних лотів. Див. Керування запасами.
Як записувати криптооперації та їхню собівартість?
Точно так, як будь-який інший товар: криптовалюта — це одиниця із собівартістю, тому застосовуються ті самі механізми лотів і обліку. Обмін одного токена на інший — це одна транзакція, яка зменшує один лот і відкриває інший, і саме так ви отримуєте реалізований прибуток, який більшість податкових органів хочуть бачити у звітності.
Див. Відстеження криптовалютного портфеля і готові шаблони для криптовалют.
Облік бізнесу та фрилансу
Чи можна використовувати Beancount для малого бізнесу, чи він лише для особистих фінансів?
Бізнес використовує його, зокрема компанії з сотнями тисяч транзакцій. Він підтримує облік за нарахуванням, багатосуб'єктні структури та звіти, які очікує бухгалтер. Чесною межею є те, що немає одночасного редагування кількома користувачами, вбудованого інтерфейсу для рахунків-фактур і робочого процесу погодження кредиторської заборгованості — це книга, а не ERP.
Див. Галузеві налаштування і Відкрита книга з прикладами реальних компаній.
Чи варто вести окремі книги для особистих і бізнес-фінансів?
Тримайте їх окремо — або як окремі дерева рахунків верхнього рівня в одному файлі, або як два файли,
об'єднані за допомогою include. Змішування робить звіт про прибутки та збитки бізнесу безглуздим
і ускладнює податковий період, а розділення не коштує нічого на старті.
Два файли зазвичай є чистішим вибором, щойно бізнес має власний банківський рахунок. Див. Підтримка кількох файлів.
Як обробляти рахунки-фактури та дебіторську заборгованість?
Моделюйте дебіторську заборгованість як рахунок активів, а кредиторську — як зобов'язання, потім записуйте рахунок-фактуру, коли ви його виставляєте, і оплату, коли вона надходить — це облік за нарахуванням, і Beancount підтримує це безпосередньо. Чого в ньому немає — це інтерфейсу для рахунків-фактур: він відстежує, скільки вам винні, але не створює та не надсилає рахунок.
Див. Шаблони фінансової звітності для звітного боку, Галузеві налаштування для прикладів і Розуміння дебіторської заборгованості для понять.
Як передати свої книги бухгалтеру в податковий період?
Експортуйте звіти, а не книгу. Ваш бухгалтер майже точно не хоче текстовий файл — йому потрібні звіт про прибутки та збитки, баланс і список транзакцій, які ви можете створити у форматі CSV або PDF із веб-інтерфейсу або за допомогою запиту.
Див. Посібники з підготовки до податків, Шаблони фінансової звітності і Запити SQL для отримання саме тих цифр, які вони просять.
Інструменти та екосистема
Чим відрізняються Beancount, Ledger і hledger?
Усі три — це системи подвійного запису у звичайному тексті з подібними форматами файлів. Ledger — це оригінал із найбільш лояльним парсером; hledger — це перереалізація на Haskell, відома дружніми правилами імпорту CSV і документацією; Beancount має найсуворіший парсер і найсильнішу підтримку інвестицій, лотів і кількох валют, а також API плагінів на Python.
Суворість — це справжній компроміс: Beancount відмовляється завантажувати файл, який вважає неоднозначним, що ловить помилки на ранньому етапі ціною більшої вимогливості. Див. Beancount vs Ledger CLI і Beancount vs hledger.
Чи підтримує Beancount конвертне бюджетування, як YNAB?
Не нативно — це справжня прогалина, а не прихована функція. Вбудоване бюджетування в Beancount обмежене, і люди, які хочуть суворої конвертної поведінки, зазвичай використовують плагін від спільноти або моделюють конверти як рахунки.
Якщо конвертне бюджетування — це головне, чого ви хочете, прочитайте Beancount vs YNAB перед переходом. Про те, що працює сьогодні, див. Бюджетування в Beancount.
Чи можна прикріплювати квитанції до транзакцій?
Так. Директива document пов'язує файл із рахунком і датою, а веб-інтерфейс дозволяє
завантажувати та переглядати ці документи поруч із транзакціями, до яких вони належать. Квитанції
залишаються звичайними файлами на диску, тому вони так само переносні, як і сама книга.
Див. Функції інтерфейсу.
Чи є мобільний застосунок?
Так — Beancount.io публікує iOS і Android застосунки для перегляду вашої книги та фіксації транзакцій на ходу, що є прогалиною, яку залишають відкритою більшість текстояих налаштувань.
Для швидкої фіксації без застосунку багато людей записують грубу нотатку та звіряють її в книгу пізніше.
Наскільки великою може бути книга, перш ніж вона сповільниться?
Десятиліття особистих фінансів — це кілька мегабайт, які завантажуються за частку секунди. Beancount
перераховує баланси з повної історії транзакцій під час кожного завантаження, і це залишається швидким до
сотень тисяч записів; після цього розділення за роками за допомогою include підтримує комфорт.
Див. Підтримка кількох файлів про те, як розділити зростаючу книгу.
Досі застрягли?
Центр довідки індексує повну документацію, а Глосарій визначає будь-який термін вище, який був незнайомим.