Tvorba a sledovanie faktúr pomocou Beancountu

Textový template, opakovateľný workflow a jeden dopyt na otázku “Kto mi ešte dlhuje?”

---

Fakturácia sa môže javiť ako otravná povinnosť, uviaznutá medzi prácou, ktorú ste dokončili, a platbou, na ktorú čakáte. Ale dobrý proces fakturácie je chrbticou zdravého cash flow. Plní dvojitú úlohu: jasne informuje vašich klientov, čo a kedy dlhujú, a zároveň poskytuje vášmu účtovníckemu systému nespochybniteľné fakty, ktoré potrebuje.

Zatiaľ čo špecializované SaaS aplikácie dokážu posielať elegantné, automatizované PDF súbory, často sú spojené s mesačnými poplatkami a uzamknú vaše dáta v proprietárnom sile. Ľahký, textový prístup pomocou Beancountu ponúka silnú alternatívu. Každú faktúru môžete premeniť na jasný súbor účtovných zápisov, čo vám poskytne všetky výhody verziovania, výkonných metadát a okamžitého dopytovania – bez nutnosti predplatného.

---

Minimálna životaschopná faktúra (Polia, ktoré by ste nikdy nemali vynechať)

Predtým, ako sa dotknete svojej účtovnej knihy, potrebujete profesionálnu faktúru. Formát môže byť jednoduchý, ale obsah musí byť presný. Tieto polia, prevzaté z overenej praxe malých podnikov, sú nevyhnutné.

• Údaje o predávajúcom: Názov vašej firmy a fyzická adresa.
• Údaje o klientovi: Meno vášho klienta a (ideálne) jeho adresa.
• Číslo faktúry: Jedinečné, sekvenčné ID, ktoré sa nikdy nepoužíva opakovane. FA-045 nasleduje po FA-044.
• Dátum vystavenia a splatnosti: Jasne uveďte, kedy bola faktúra vystavená a kedy sa očakáva platba.
• Položky faktúry: Jasný popis služieb alebo produktov spolu s množstvom, sadzbou a celkovou sumou za položku.
• Medzisúčet, daň a celková suma: Ukážte výpočet, aby ho klient mohol ľahko sledovať.
• Voliteľné poznámky: Miesto na poďakovanie, pokyny na prevod alebo číslo objednávky poskytnuté klientom.

Aby sme vám uľahčili začiatok, vytvorili sme súbor šablón pripravených na úpravu, ktoré obsahujú všetky tieto polia. Verzie tabuliek dokonca vopred vypočítajú celkové sumy za vás.

Stiahnite si naše šablóny tu: beancount.io/invoice‑templates (K dispozícii vo formátoch Google Docs, Word, Sheets, Excel a PDF)

---

Zaznamenanie faktúry vo vašej účtovnej knihe

Keď pošlete klientovi PDF faktúry, musíte ju zaznamenať v Beancounte. Toto je kľúčový krok, ktorý rozpoznáva príjmy v čase, keď sú zarobené, nie až v čase, keď sú zaplatené. Proces zahŕňa dve odlišné transakcie.

1. Pri vystavení faktúry:

Vytvoríte transakciu, ktorá presunie celkovú sumu z vášho účtu Príjmy na účet Aktíva:Pohľadávky. Týmto sa vo vašich záznamoch vytvorí digitálna pohľadávka.

; 2025‑07‑21 Faktúra #045  Web design sprint pre Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "FA-045 Web design sprint"
  Aktíva:Pohľadávky          3500.00 USD  ; splatnosť:2025-08-04
  Príjmy:Dizajn:Web
  invoice_id: "FA-045"
  contact_email: "ap@acme.example"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_FA-045.pdf"

Tu zaúčtujete Pohľadávky na strane dlhu a Príjmy na strane mádať. Všimnite si bohaté metadáta: dátum splatnosti, jedinečné invoice_id a dokonca priamy link: na PDF, ktoré ste odoslali.

2. Pri platbe od klienta:

Keď peniaze dorazia na váš bankový účet, zaznamenáte druhú transakciu na "uzavretie" pohľadávky. Týmto sa zostatok presunie z Pohľadávky na váš bežný účet.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Platba FA-045"
  Aktíva:Banka:BežnýÚčet               3500.00 USD
  Aktíva:Pohľadávky
  invoice_id: "FA-045"

Zostatok pre FA-045 v Aktíva:Pohľadávky je teraz nula a vaše záznamy sú perfektne vyrovnané.

Pripojte PDF: Kľúč metadát link: je obzvlášť výkonný pri použití s Favou, webovým rozhraním Beancountu. Fava zobrazí klikateľný odkaz priamo v zobrazení transakcie, takže zdrojový dokument je vždy len na jedno kliknutie. Tento workflow bol navrhnutý už v roku 2016 v požiadavke na funkciu (GitHub).

---

Jeden dopyt na zobrazenie všetkých otvorených faktúr

Takže, kto vám ešte dlhuje peniaze? S týmto systémom nemusíte prehľadávať e-maily ani tabuľky. Potrebujete len jeden jednoduchý dopyt.

Uložte nasledujúci text ako súbor s názvom otvorene-faktury.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Aktíva:Pohľadávky"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Teraz ho spustite z príkazového riadku:

bean-query books.beancount otvorene-faktury.sql

Za niekoľko sekúnd získate prehľadný, aktuálny report všetkých neuhradených faktúr, zobrazujúci ID faktúry, klienta, dátum vystavenia a dlžnú sumu. Žiadny ďalší softvér nie je potrebný.

---

Automatizujte rutinnú prácu

Krása textového formátu spočíva v možnosti skriptovania. Môžete automatizovať zdĺhavé časti tohto workflow.

• Šablóna + Pandoc = PDF: Udržujte svoju šablónu faktúry v Markdown. Malý Python skript môže vyplniť premenné (meno klienta, položky faktúry, číslo faktúry) a nástroj príkazového riadku Pandoc ho môže okamžite previesť na profesionálny PDF.
• Git Pre-commit Hook: Ak ukladáte svoju účtovnú knihu v Gite, jednoduchý pre-commit hook môže spustiť kontroly pred uložením vašej práce. Môže overiť, či je každé nové invoice_id jedinečné, či sú transakčné zápisy vyrovnané na nulu a či súbor uvedený v metadátach link: skutočne existuje.
• Cron Job: Nastavte si plánovanú úlohu (cron job) na spúšťanie vášho dopytu otvorene-faktury.sql každú noc a zasielanie súhrnu e-mailom. Každý deň začnete s presnou informáciou o tom, kto potrebuje priateľské upozornenie.

---

Realistické upozornenie

Beancount je účtovnícky nástroj, nie fakturačná služba. Nebude automaticky posielať klientom pripomienky platieb ani spracovávať ich platby kreditnou kartou. Workflow je nasledovný: vytvoríte a odošlete faktúru pomocou vami zvolenej metódy (napríklad pomocou vyššie uvedených šablón) a potom zaúčtujete účtovné zápisy vo svojej účtovnej knihe.

Pre väčšinu freelancerov a malých firiem je tento manuálny krok malou cenou za nepriestrelný, auditovateľný a bezplatný účtovnícky systém, ktorý úplne vlastníte a kontrolujete (beancount.io).

---

Ďalšie kroky

Ste pripravení prevziať kontrolu nad svojou fakturáciou? Tu je návod, ako začať.

1. Stiahnite si šablónu a použite ju na vytvorenie svojej ďalšej reálnej faktúry. Uistite sa, že používate sekvenčné číslo faktúry.
2. Ukladajte odoslané PDF súbory do vydeleného priečinka, napríklad docs/invoices/, a použite kľúč metadát link: vo svojej Beancount transakcii na ich odkazovanie.
3. Uložte dopyt otvorene-faktury.sql a zaraďte jeho spúšťanie do svojho týždenného finančného prehľadu.

Textové účtovníctvo neznamená vzdanie sa prehľadnosti alebo kontroly – znamená to len, že databáza je prehľadávateľná pomocou grep. S jednoduchou šablónou a vyššie uvedenými úryvkami kódu budete platení rýchlejšie a zároveň si udržíte bezchybné záznamy.