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Handgenähte Bücher schlagen verworrene Tabellenkalkulationen – besonders wenn jeder Cent zählt.

Für die Künstler, Hersteller und Kuratoren auf Etsy ist Leidenschaft der Motor des Geschäfts. Aber mit dem Wachstum Ihres Shops wird die finanzielle Klarheit genauso wichtig wie die kreative Vision. Das Jonglieren mit Gebühren, die Verfolgung der Materialkosten und die Vorbereitung auf Steuern können sich überwältigend anfühlen und Sie von Ihrer Werkbank wegziehen.

Was wäre, wenn Sie die Finanzen Ihres Shops mit der gleichen Sorgfalt und Präzision verwalten könnten, die Sie in Ihre Produkte stecken? Dieser Leitfaden stellt einen Plain-Text-Buchhaltungsworkflow mit Beancount vor, einer Open-Source-Engine, die auf Genauigkeit und Kontrolle ausgelegt ist. Es ist eine Methode, die Ihnen hilft, Ihre Zahlen zu beherrschen, damit Sie sich auf Ihr Handwerk konzentrieren können.

Warum Etsy-Buchhaltung anders ist​

Ein Etsy-Shop hat einen einzigartigen finanziellen Fingerabdruck mit Komplexitäten, die generische Buchhaltungssoftware oft übersieht.

• Marktplatzgebühren überall: Ihre endgültige Auszahlung ist das, was übrig bleibt, nachdem Etsy seinen Anteil genommen hat. Angebotsgebühren, Transaktionsgebühren, Gebühren für die Zahlungsabwicklung und Werbekosten knabbern an jedem Verkauf. Ohne sie einzeln zu verfolgen, können Sie Ihre wahren Gewinnmargen nicht kennen. (Bench)
• Plattformgesteuerte Umsatzsteuer: Ein großer Gewinn für Verkäufer ist, dass Etsy jetzt in den meisten Bundesstaaten automatisch die Umsatzsteuer berechnet, einzieht und abführt. Wenn Sie jedoch auf anderen Kanälen verkaufen oder in bestimmten Bundesstaaten physisch präsent sind, haben Sie aufgrund der "Nexus"-Regeln möglicherweise noch eigene Umsatzsteuerpflichten. (Bench)
• Flexible Auszahlungsrhythmen: Abhängig von Ihren Einstellungen und Ihrem Kontoverlauf kann Etsy Ihre Gelder täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich überweisen. Diese Flexibilität kann den Cashflow unvorsehbar machen, insbesondere wenn Gelder in Reserve gehalten oder verzögert werden. (Etsy Hilfe)
• Niedrigere 1099-K-Schwellenwerte: Die Tage, an denen man unter dem Steuerradar flog, sind vorbei. Die IRS-Meldeschwelle für das Formular 1099-K, das Ihren Bruttoumsatz ausweist, liegt für 2024 bei 5.000 $ und soll bis 2026 auf nur 600 $ sinken. Das bedeutet, dass fast jeder Shop ein IRS-Formular erhält, und Ihre Bücher müssen in der Lage sein, sich perfekt damit abzustimmen. (IRS)

Beancount-Blaupause in sieben schnellen Schritten​

Diese Plain-Text-Blaupause hilft Ihnen beim Aufbau eines klaren, genauen und stressfreien Buchhaltungssystems.

1. Kanäle im Voraus trennen​

Wenn Etsy nicht Ihr einziger Vertriebskanal ist, erstellen Sie separate Einnahmen- und Ausgabenkonten für jeden Kanal. Diese einfache Trennung auf der obersten Ebene Ihres Kontenplans hält Ihre Analysen sauber und erleichtert die Steuerzeit erheblich.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Jede Auszahlung aufschlüsseln​

Erfassen Sie niemals eine Etsy-Einzahlung als einzelne Einkommenszeile. Laden Sie stattdessen Ihre monatliche Zahlungskonto-CSV von Ihrem Shop-Manager herunter. Verwenden Sie diesen Bericht, um eine einzelne Beancount-Transaktion zu erstellen, die jede Einzahlung in ihre Bruttoumsätze und einzelnen Gebührenkomponenten "aufschlüsselt".

; wöchentliche Auszahlung aus der Etsy-Zahlungskonto-CSV
2025-07-15 * "Etsy Einzahlung #2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6,5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + 0,25 $ pro Bestellung
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; 0,20 $ x 70 Verlängerungen
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Bestand & COGS mit Lots verfolgen​

Für Verkäufer von physischen Gütern ist die "Lots"-Funktion von Beancount ein Wendepunkt für die Verfolgung der Kosten der verkauften Waren (COGS - Cost of Goods Sold). Wenn Sie Rohstoffe kaufen, erfassen Sie diese als Bestand zu einem bestimmten Preis. Wenn Sie ein fertiges Produkt verkaufen, können Sie die genauen Kosten der verwendeten Materialien als Aufwand verbuchen.

; Großeinkauf von Materialien für den Bestand
2025-07-01 * "Großeinkauf Garn | Lieferant XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Erfassen der COGS beim Verkauf eines Artikels
2025-07-20 * "Verkauft Blauer Schal | Bestellung #1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Wählen Sie Ihre Buchhaltungsmethode frühzeitig​

Sie haben zwei Hauptoptionen:

• Ist-Basis: Einfach und leicht. Sie erfassen Einnahmen, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto landet, und Ausgaben, wenn Sie sie bezahlen. Dies funktioniert gut für kleine Shops im Hobbybereich.
• Soll-Basis: Bietet ein genaueres Bild der Rentabilität. Sie erfassen Einnahmen, wenn Sie den Verkauf tätigen (nicht wenn Sie bezahlt werden), und Ausgaben, wenn sie anfallen. Dies ist besser für Shops, die Vorräte in großen Mengen kaufen oder Artikel auf Bestellung verkaufen. (Bench)

5. Importe automatisieren​

Sparen Sie Zeit durch die Automatisierung der Dateneingabe. Das Plain-Text-Ökosystem bietet mehrere Optionen:

• Verwenden Sie bean-extract mit benutzerdefinierten Regeln, um die Etsy-CSV-Dateien zu analysieren.
• Konfigurieren Sie einen Bank-CSV-Importer, um Werbekosten oder Versandkosten zu erfassen, die per Kreditkarte bezahlt wurden.
• Für fortgeschrittene Benutzer: Schreiben Sie ein Python-Skript, um Berichte direkt von der Etsy-API abzurufen.

6. Wöchentlich abstimmen​

Nehmen Sie sich jede Woche ein paar Minuten Zeit, um Ihre Zahlen zu überprüfen. Verwenden Sie die Befehlszeilentools von Beancount, um Ihre Salden schnell zu überprüfen und Probleme wie freigegebene Reserven, Rückerstattungen oder Gebührenanpassungen zu erkennen, bevor der Monat endet.

# Überprüfen Sie den Saldo Ihres Etsy-Holdingkontos
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für die letzte Periode
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Quelldokumente anhängen​

Erstellen Sie einen vollständig eigenständigen und prüfbaren Datensatz, indem Sie direkt in Ihren Transaktionsmetadaten auf Quelldokumente verlinken. Dies ist perfekt für Lieferantenquittungen, Versandaufkleber-PDFs oder Bestellungen.

2025-07-12 * "Etsy Versandaufkleber für Bestellung #4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Kennen Sie Ihre Etsy-Gebühren (USA)​

Um ein genaues Bild Ihres Gewinns zu erhalten, verfolgen Sie jeden Gebührentyp in einem eigenen Ausgabenkonto:

• Angebotsgebühr: 0,20 $ pro Artikel, die sich automatisch alle 4 Monate oder nach einem Verkauf erneuert. (Etsy)
• Transaktionsgebühr: 6,5 % des Gesamtbestellbetrags (einschließlich Artikelpreis, Versand und Geschenkverpackung). (Etsy)
• Gebühr für die Zahlungsabwicklung: Variiert je nach Land, beträgt aber für die USA in der Regel 3 % + 0,25 $ pro Bestellung, die über Etsy Payments abgewickelt wird. (Etsy Hilfe)
• Abonnement (Etsy Plus): Optional 10 $/Monat für zusätzliche Tools. (Bench)

Tipps zu Umsatzsteuer & Compliance​

• Während Etsy die Umsatzsteuer für die meisten US-Bundesstaaten abführt, beachten Sie, dass der Verkauf auf anderen Plattformen oder eine physische Werkstatt zusätzliche Steuerpflichten ("Nexus") verursachen kann. Verfolgen Sie Ihre Umsatzschwellen sorgfältig. (Bench)
• Sobald die 1099-K-Schwellenwerte für Ihren Shop gelten, stellen Sie sicher, dass Ihr Income:Etsy:Sales-Gesamtbetrag in Beancount mit dem Bruttobetrag auf dem Formular bis auf den Cent übereinstimmt. (IRS)

Häufige Fehler (und Korrekturen)​

• Fehler: Nettoeinzahlungsbuchhaltung.
  • Korrektur: Verwenden Sie immer die Zahlungs-CSV, um Einzahlungen in Bruttoumsätze, Gebühren und Reserven aufzuschlüsseln.
• Fehler: Veraltete Bestandskosten.
  • Korrektur: Erfassen Sie Ihre Materialeinkäufe als Bestand, sobald Sie sie kaufen. Warten Sie nicht, bis das fertige Produkt verkauft wird.
• Fehler: Blinde Flecken bei Rückerstattungen.
  • Korrektur: Wenn Sie eine Rückerstattung ausstellen, protokollieren Sie die Ausgaben und stornieren Sie auch den ursprünglichen COGS-Eintrag, um die Kosten zurück auf Ihr Bestandskonto zu buchen.
• Fehler: Ignorieren von Reserveeinbehaltungen.
  • Korrektur: Eröffnen Sie ein Assets:Etsy:Reserve-Konto, um Gelder zu verfolgen, die Etsy zurückhält. Dies hält Ihre Cashflow-Rechnungen ehrlich.

Schnellstart-Checkliste​

• Richten Sie in Ihrem Shop-Manager monatliche Abrechnungen ein und laden Sie Ihre erste CSV herunter.
• Klonen Sie das Beancount-Starter-Repository und skizzieren Sie den Kontenplan Ihres Shops.
• Entscheiden Sie sich für die Ist- oder Soll-Buchhaltung und halten Sie sich daran.
• Schreiben Sie ein einfaches Importer-Skript oder eine Regeldatei und planen Sie eine wöchentliche Synchronisierung.
• Stimmen Sie jeden Montag Ihre Auszahlungen, Lagerbestände und Bankguthaben ab.
• Erstellen Sie jeden Monat eine Gewinn- und Verlustrechnung und überprüfen Sie Ihre Bruttomargen-Trends.
• Sichern Sie Ihre .bean-Dateien mit Git und einer externen Speicherlösung.

Bereit, die Buchhaltung in Ihren kreativen Workflow zu integrieren? Installieren Sie Beancount, übertragen Sie Ihren ersten Eintrag und lassen Sie die Klarheit von Plain-Text mehr Zeit an der Werkbank freisetzen. Viel Spaß beim Bean-Keeping!