Buchhaltungsgrundlagen für Amazon-Verkäufer mit Beancount

Wenn Ihre Margen von Centbeträgen abhängen, ist Präzision wichtiger als Rätselraten.

Der Verkauf auf Amazon ist ein Spiel von Volumen und Geschwindigkeit. Doch hinter dem Ansturm von Verkäufen und Lieferungen verbirgt sich ein komplexes Netz aus Gebühren, Retouren, Lagerbewegungen und Steuerpflichten. Standardmäßige Buchhaltungssoftware hat oft Schwierigkeiten, diese Nuancen zu erfassen, sodass Verkäufer nur ein verschwommenes Bild ihrer tatsächlichen Rentabilität erhalten.

Hier glänzt ein Plain-Text-Buchhaltungssystem wie Beancount. Indem Sie die volle Kontrolle darüber haben, wie Sie Transaktionen erfassen, können Sie eine zuverlässige Finanzdatenquelle erstellen, die die einzigartigen Herausforderungen des Amazon-Marktplatzes perfekt abbildet. Dieser Leitfaden bietet einen Schritt-für-Schritt-Workflow, mit dem Sie Gebühren, Steuern und Problemen mit der Bestandsverwaltung immer einen Schritt voraus sind.

Warum die Amazon-Buchhaltung anders ist

Wenn Sie jemals versucht haben, eine Amazon-Auszahlung mit Ihrem Kontoauszug abzugleichen, wissen Sie bereits, dass dies nicht einfach ist. Die finanzielle Realität eines Amazon-Geschäfts verbirgt sich hinter mehreren Abstraktionsebenen.

• Zweiwöchentliche Pauschalauszahlungen: Amazon sendet Ihnen nicht die Einnahmen aus jedem einzelnen Verkauf. Stattdessen erhalten Sie alle zwei Wochen eine einzige Einzahlung. Diese Pauschalsumme ist ein Netto-Betrag, bei dem die Bruttoumsätze um Vermittlungsgebühren, FBA-Gebühren, Werbekosten, Retouren und andere Abzüge reduziert wurden. Um Ihr Geschäft zu verstehen, müssen Sie diese einzelne Zahl wieder in ihre Bestandteile zerlegen. (doola: A Business-in-a-Box™)
• Bestand überall: Ihr Bestand ist ständig in Bewegung – von Ihrem Lieferanten über ein Vorbereitungszentrum zu verschiedenen FBA-Fulfillment-Centern im ganzen Land und schließlich zum Kunden. Um Ihre Kosten der verkauften Waren (COGS) genau zu verfolgen, müssen Sie wissen, welche Charge des Bestands (zu welchen Kosten) für jeden Verkauf verwendet wurde. (Bean Ninjas)
• Marktplatzgebühren & Werbeaktionen: Ein erheblicher Teil Ihrer Einnahmen wird sofort durch Gebühren aufgezehrt: Vermittlungsgebühren, FBA-Kommissionierungs- und Verpackungsgebühren, monatliche Lagergebühren und Werbekosten. Die separate Verfolgung jeder dieser Ausgabenkategorien ist die einzige Möglichkeit, Ihre tatsächliche Bruttomarge zu berechnen und die tatsächliche Rentabilität eines Produkts zu bestimmen. (Profitwise Accounting)
• Umsatzsteuer-Flickenteppich: Während die Marketplace-Facilitator-Gesetze von Amazon die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer in den meisten Bundesstaaten übernehmen, ist dies keine vollständige Lösung. Die Lagerung von Waren in FBA-Lagern kann einen "Nexus" (eine Geschäftspräsenz) schaffen, der Sie möglicherweise dazu verpflichtet, sich in diesen Bundesstaaten zu registrieren und dort Steuererklärungen einzureichen, selbst wenn keine Steuern fällig sind. Dies ist ein komplexer Compliance-Bereich, der eine sorgfältige Überwachung erfordert. (TaxDo)
• Niedrigere 1099-K-Schwellenwerte: Da der Meldeschwellenwert für das Formular 1099-K im Jahr 2024 von 20.000 $ auf 5.000 $ gesunken ist (und ab 2026 auf nur 600 $ fallen soll), wird fast jeder ernsthafte Verkäufer ein Formular von Amazon erhalten, in dem sein Bruttotransaktionsvolumen an die IRS gemeldet wird. Ihre Bücher müssen in der Lage sein, diesen Betrag perfekt abzugleichen. (IRS)

Sieben-Schritte-Beancount-Plan

Dieser Plan nutzt die Präzision von Beancount, um die Komplexität von Amazon direkt anzugehen.

1. Kanäle frühzeitig trennen

Wenn Sie auf mehreren Plattformen verkaufen, halten Sie Ihre Buchhaltung für jede Plattform separat. Erstellen Sie innerhalb einer einzigen Beancount-Datei für Ihre juristische Person dedizierte, hierarchische Konten für jeden Marktplatz. Diese Struktur vereinfacht die Analyse und macht die Erstellung von Steuerformularen trivial.

2025-07-22 open Income:Amazon               USD
2025-07-22 open Expenses:Amazon:FBAFee      USD
2025-07-22 open Assets:Amazon:Payouts       USD

2. Jede Auszahlung zerlegen

Dies ist die wichtigste Gewohnheit. Buchen Sie niemals eine Amazon-Einzahlung als einzelne Einkommenszeile. Laden Sie stattdessen den Abrechnungsbericht "Alle Transaktionen" aus Seller Central für den entsprechenden Zeitraum herunter. Verwenden Sie diesen Bericht, um eine einzelne Beancount-Transaktion zu erstellen, die die Auszahlung in ihre Komponenten aufschlüsselt.

Die Einzahlung, die Sie auf der Bank erhalten, ist der Ausgleichsposten. Die Bruttoumsätze werden dem Income gutgeschrieben, während alle Gebühren und Rückerstattungen von ihren jeweiligen Expenses-Konten abgebucht werden.

; zweiwöchentliche Auszahlung aus dem Abrechnungsbericht
2025-07-14 * "Amazon Abrechnung #4361"
  Assets:Bank:Operating            8432.17 USD
  Income:Amazon:Sales            -12274.50 USD
  Expenses:Amazon:FBAFee           2454.80 USD
  Expenses:Amazon:Adverts          1012.06 USD
  Expenses:Amazon:Refunds           375.47 USD
  Assets:Amazon:Reserve            -100.00 USD

3. Bestand & COGS mit Lots verfolgen

Beancount verfügt über ein erstklassiges System zur Bestandsverfolgung namens "Lots". Wenn Sie Bestand einkaufen, erfassen Sie die Anzahl der Einheiten und ihre spezifischen Kosten. Wenn eine Einheit verkauft wird, können Sie genau diese Kosten als Aufwand verbuchen, wodurch Sie eine perfekte Berechnung der Kosten der verkauften Waren (COGS) erhalten.

; Einkauf von 1.000 Einheiten von einem Lieferanten
2025-07-01 * "Lieferantenbestellung-7421"
  Assets:Inventory:WidgetA     1000 WidgetA {@ 4.20 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Erfassen Sie später die Kosten eines einzelnen Verkaufs
2025-07-16 * "FBA-Verkauf WidgetA | COGS"
  Expenses:COGS                1 WidgetA {4.20 USD}
  Assets:Inventory:WidgetA

4. Istversteuerung für Klarheit wählen

Für jedes bestandsbasierte Geschäft ist die Istversteuerung überlegen. Ein zahlungsbasierter Ansatz würde im Monat des Bestandseinkaufs einen massiven Aufwand und in den Monaten des Verkaufs künstlich hohe Gewinne ausweisen, was Ihre Leistung verzerren würde. Die Istversteuerung ordnet die Kosten der verkauften Waren (COGS) korrekt den Einnahmen aus diesem Verkauf im gleichen Zeitraum zu und liefert so ein viel klareres Bild Ihres Bruttogewinns. (Bean Ninjas)

5. Importe automatisieren

Die manuelle Eingabe von Abrechnungsberichten ist anfangs lehrreich, aber sie skaliert nicht. Das Plain-Text-Ökosystem zeichnet sich durch Automatisierung aus:

• Verwenden Sie bean-extract, um Daten aus formatierten CSV-Dateien zu extrahieren, die von Diensten wie A2X exportiert wurden.
• Schreiben Sie einfache Python-Skripte, um Daten direkt aus der SP-API von Amazon abzurufen.
• Verwenden Sie vorhandene Importer, um CSV-Dateien von Banken abzurufen, um Einzahlungen und Gebühren abzugleichen, die direkt von Kreditkarten abgebucht werden.

6. Wöchentlich abgleichen

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zahlen zu überprüfen. Verwenden Sie die leistungsstarken Befehlszeilentools von Beancount, um Salden schnell zu überprüfen und die Leistung zu überprüfen.

# Überprüfen Sie Ihre aktuellen Bestandsmengen und -werte
bean-balance books.bean "Assets:Inventory" "2025-07-21"

# Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für die letzte Periode
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Quelldokumente archivieren

Verknüpfen Sie für jede wichtige Transaktion das Quelldokument. Hängen Sie die offizielle Amazon-Abrechnungs-PDF, die Lieferantenrechnung für einen Bestandseinkauf oder einen Versandbeleg mithilfe der Metadatensyntax von Beancount (document:) an. Dadurch entsteht ein in sich geschlossener, prüfungsfertiger Finanzdatensatz.

Checkliste für Umsatzsteuer & Compliance

• Marketplace-Facilitator-Gesetze: Beachten Sie, dass, obwohl Amazon die Umsatzsteuer in den meisten Bundesstaaten in Ihrem Namen abführt, die Lagerung von Waren in Bundesstaaten wie Kalifornien, Texas oder Pennsylvania dennoch einen wirtschaftlichen Nexus schaffen kann, der Sie möglicherweise dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen dort zu registrieren. (TaxGPT)
• 1099-K-Abgleich: Stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag, den Sie im Jahr in Income:Amazon:Sales erfassen, mit dem Bruttobetrag übereinstimmt, der auf Ihrem Formular 1099-K auf den Cent genau angegeben ist. Jede Abweichung ist ein Audit-Kennzeichen. (IRS)
• Direkte Umsatzsteuer: Wenn Sie über andere Kanäle verkaufen, die nicht von einem Facilitator abgedeckt werden, führen Sie eine Liabilities:SalesTaxPayable:State-Kontostruktur, um die Steuern zu verfolgen, die Sie direkt schulden.

Häufige Fehler (und Lösungen)

• Fehler: Nur die Nettoeinzahlung von Amazon erfassen.
  • Lösung: Zerlegen Sie Auszahlungen immer anhand des vollständigen Abrechnungsberichts.
• Fehler: Rückerstattete Retouren oder beschädigte Waren ignorieren.
  • Lösung: Protokollieren Sie sowohl die anfänglichen Rückerstattungskosten als auch die spätere Rückerstattung von Amazon als separate Gutschrift.
• Fehler: Rollende Rücklagen vergessen.
  • Lösung: Amazon behält oft einen "Reserve"-Saldo von Auszahlungen ein, insbesondere bei neuen Konten. Verfolgen Sie dieses Geld, das Ihnen geschuldet wird, auf einem dedizierten Assets:Amazon:Reserve-Konto.
• Fehler: Nicht übereinstimmende SKU-Aliase zwischen Ihrem System und dem von Amazon.
  • Lösung: Normalisieren Sie alle SKU-Codes in Ihren Import-Skripten, um sicherzustellen, dass COGS-Suchen nicht fehlschlagen.

Schnellstart-To-Do

• Aktivieren und laden Sie Ihren ersten Abrechnungsbericht in Seller Central herunter.
• Klonen Sie ein Beancount-Starter-Repository und erstellen Sie einen Kontenplan speziell für Amazon.
• Schreiben Sie ein kleines Importer-Skript, das eine Abrechnungs-CSV-Datei in eine Beancount-Transaktion (.txn-Datei) konvertiert.
• Planen Sie eine wöchentliche Erinnerung, um neue Berichte abzurufen und bean-check auszuführen, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien gültig sind.
• Überprüfen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung monatlich, um datengesteuerte Entscheidungen über Werbeausgaben, Preise und Lagerbestände zu treffen.

Weiterführende Literatur

• Amazon Seller Central → 1099-K FAQs
• IRS Notice 2024-85 zu den Schwellenwerten für das Formular 1099-K
• Bean Ninjas COGS-Leitfaden für Amazon-Verkäufer

Versenden Sie mehr, ärgern Sie sich weniger – halten Sie Ihre Bohnen im Gleichgewicht. Viel Erfolg beim Verkaufen!