Beancount pour les propriétaires de petites entreprises

Les bases de la tenue de livres que vous pouvez réellement comprendre — et maîtriser

Gérer vos propres livres n'a pas à signifier des feuilles de calcul, du stress ou des logiciels coûteux. Beancount vous offre un moyen minimaliste, vérifiable et puissant de faire de la tenue de livres en utilisant simplement du texte brut et un système de comptabilité en partie double.

Ce guide est votre introduction complète pour mettre de l'ordre dans les livres de votre petite entreprise avec Beancount — avec des exemples concrets et des instructions étape par étape.

🧾 Qu'est-ce que Beancount ?

Beancount est un système de comptabilité en texte brut open source construit autour de la comptabilité en partie double. Vous écrivez vos transactions dans des fichiers .beancount et utilisez des outils comme bean-doctor, bean-report ou Fava pour analyser et visualiser vos livres.

Voici une transaction de base :

2025-06-01 * "Paiement client : Facture #123"
  Assets:Bank:Business:Checking      1,200.00 USD
  Income:Consulting                 -1,200.00 USD

C'est lisible, scriptable et contrôlable par version — parfait pour les propriétaires d'entreprise qui veulent de la transparence et du contrôle.

📌 Pourquoi la tenue de livres est importante (et pourquoi Beancount)

• Vous en avez besoin pour les impôts
• Vous en avez besoin pour la clarté
• Vous en avez besoin pour le financement
• Vous en avez besoin pour détecter les erreurs tôt

Et avec Beancount, vous pouvez faire tout cela avec juste un éditeur de texte et quelques outils.

🪜 8 étapes pour commencer à faire votre propre tenue de livres avec Beancount

1. Séparez les finances de l'entreprise et les finances personnelles

Ouvrez un compte courant et une carte de crédit professionnels distincts. Reflétez cela dans Beancount :

2025-06-01 open Assets:Bank:Business:Checking USD
2025-06-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD

Cela garde vos livres propres et vous protège légalement (surtout si vous êtes une SARL ou une société).

2. Utilisez la comptabilité en partie double

Chaque événement financier affecte deux comptes. Beancount force cet équilibre par conception :

2025-06-05 * "Paiement d'hébergement web"
  Expenses:Hosting                  15.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -15.00 USD

Cela garantit l'intégrité mathématique de votre grand livre.

3. Choisissez la comptabilité de trésorerie ou d'engagement

• Comptabilité de trésorerie : Enregistrez les revenus/dépenses uniquement lorsque l'argent est reçu/dépensé.
• Comptabilité d'engagement : Suivez les obligations (Comptes fournisseurs/clients).

Exemple de comptabilité de trésorerie :

2025-06-10 * "Paiement client reçu"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

Exemple de comptabilité d'engagement (facture envoyée, puis paiement reçu) :

2025-06-01 * "Facture #2001 émise"
  Assets:AccountsReceivable         800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

2025-06-15 * "Paiement reçu pour la facture #2001"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Assets:AccountsReceivable        -800.00 USD

4. Configurez votre plan comptable

Définissez clairement vos catégories. Un exemple minimaliste :

2025-01-01 open Income:Sales USD
2025-01-01 open Expenses:Software USD
2025-01-01 open Expenses:Meals USD
2025-01-01 open Equity:Owner USD

Adaptez-les à votre entreprise. Gardez-les cohérents et descriptifs.

5. Catégorisez les transactions (avec des métadonnées)

Utilisez les métadonnées pour suivre le contexte. Cela aide pour les déductions, les audits et la clarté.

2025-06-18 * "Déjeuner d'équipe après le jalon du T2"
  Expenses:Meals                    90.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -90.00 USD
  ; business_purpose: Célébration du T2
  ; attendees: Alice, Bob, Tian

Ajoutez des tags ou des liens vers les reçus :

  ; receipt: ./receipts/2025-06-18-lunch.jpg

6. Stockez les documents justificatifs

Utilisez Dropbox, Google Drive ou un dossier receipts/. Ensuite, liez-les dans Beancount comme ceci :

2025-06-02 * "Renouvellement de domaine - GoDaddy"
  Expenses:Hosting                  20.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -20.00 USD
  ; receipt: ./receipts/domain-godaddy.pdf

Les auditeurs et les professionnels de la fiscalité vous remercieront.

7. Organisez-vous pour les déductions

Marquez clairement les dépenses déductibles :

2025-06-03 * "Abonnement Adobe Creative Cloud"
  Expenses:Software                60.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking   -60.00 USD
  ; deductible: true
  ; usage: 100% business

Utilisez des métadonnées personnalisées ou des tags comme #deductible pour suivre les radiations potentielles.

8. Faites-en une habitude

Créez un flux de travail. Exemple :

# Routine hebdomadaire de tenue de livres
git pull origin main
bean-extract transactions.csv >> ledger.beancount
bean-doctor ledger.beancount
bean-check ledger.beancount
fava ledger.beancount

Ou engagez-vous simplement à un "Vendredi Beancount" et rapprochez tout chaque semaine.

💼 Le faire soi-même ou engager de l'aide ?

Vous pouvez tout faire vous-même avec Beancount. Mais même les utilisateurs expérimentés devraient :

• Consulter un expert-comptable lors de la configuration
• Engager un comptable au moment des impôts si nécessaire
• Utiliser Fava pour les rapports mensuels

Vous obtenez toute la puissance d'un système comptable sans dépendance vis-à-vis d'un fournisseur ni frais d'abonnement.

🛠️ Outils recommandés pour les utilisateurs de Beancount

• Fava – magnifique tableau de bord web pour les fichiers Beancount
• bean-doctor – vérifications de l'intégrité de votre grand livre
• bean-query – exécutez des rapports de type SQL
• beancount-import / beanie – importation bancaire automatisée
• Contrôle de version – utilisez Git pour suivre les modifications de vos livres

✅ Exemple final : Flux de transaction complet

2025-06-20 * "Paiement de conseil de Acme Inc."
  Assets:Bank:Business:Checking        3,000.00 USD
  Income:Consulting                  -3,000.00 USD
  ; invoice: 2025-06-acme
  ; project: "Refonte de l'API backend"

2025-06-21 * "Plan Notion Pro"
  Expenses:Software                     10.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking        -10.00 USD
  ; purpose: documentation de projet
  ; receipt: ./receipts/notion-june.pdf

🎯 Résumé

Beancount est parfait pour les propriétaires de petites entreprises qui veulent :

• Maintenir des coûts bas
• Garder un contrôle total sur leurs finances
• Éviter le superflu des logiciels hérités
• Adopter la transparence et la simplicité du texte brut

Souhaitez-vous un modèle de démarrage .bean téléchargeable pour votre entreprise ? Faites-moi part de votre type d'entreprise, et j'en construirai un adapté pour vous.